Dokumen
adalah surat-surat adau benda yang berharga termasuk rekaman yang dapat
dijadikan bukti dengan keterangan dan melengkapi keterangan dengan fakta-fakta
supaya lebih meyakinkan
Dokumentasi adalah suatu kegiatan mencari ,mengumpulkan
,menyusun ,menyelidiki ,meneliti dan mengolah serta memelihara dan menyiapkan
dokumen baru sehingga lebih bermanfaat
Fungsi surat
1.
Alat
bukti tertulis
2.
Alat
pengingat
3.
Bukti
historis
4.
Data
organisasi
5.
Pedoman
6.
Sarana
promosi
Jensi-jenis surat :
1.
Surat
pribadi
Pengirim an. Pribadi
Isi : - kekeluargaan
-
Persahatan
-
Kedinasan(pekerjaan)
Yang di tuju: orang(pribadi)/
perusahaan/instansi
2.
Surat
setengan resmi
Pengirim an. Pribadi
Isi :kedinasan
Yang dituju : organisasi/perusahann
Contoh : surat lamaran kerja ,surat
kuasa
3.
Surat
resmi
-
Diakui
keabsahannya menurut hukum
-
Mempunyai
prosedur
4.
Surat
dinas
Bisnis adalah kegiatan apa saja yang menghasilkan keuntungan
Pengirim an. Pribadi/organisasi
Isi :
-
Informasi
niaga
-
Mencari
keuntungan
-
Proses
jual beli
Jenis – jenis kertas untuk pekerjaan kantor
1.
Hvs
Bahan baku dari kayu
2.
Union
skin
Bahan baku dari kulit bawang.kertas
segel surat kuasa, lamaran, pernyataan
3.
Doorslag
Tembusan surat
4.
Stensil
5.
Duplikator
Bahan dari bambu,kertas koran,buku
agak tebal
6.
Buram
Bahan dari bambu tinta dapat
mengembang
7.
Karbon
Ada zat karbon,kertas yang dapat
tembus
Ada 3 warna biru,merah, hitam
8.
NCR
No carbon dalam kertas sudah terdapat
zat karbon namun tidak tampak,seperti kertas di bank
9.
Continousform (Kertas bersambung,seperti kertas
rekening listrik)
1 Telly
roll (Kertas bergulung kecil,struk belanja
didalam cash derister)
Termal
fax (Kertas mesin fax)
Ukuran krtas
kertas
|
ukuran
|
kegunaan
|
Folio
|
33 cm x 21,5 cm
|
Menulis surat yang isinya panjang
|
Kuarto
|
28 cm x 21,5 cm
|
Menulis surat yangsisinya pendek
|
Oktavo
|
20,5 x 12,7 cm
|
Memo, nota
|
Sikmo
|
20,5 x 16,5 cm
|
Menulis surat & kertas ukuran
inggris
|
A4
|
29,7 x 21 cm
|
Menulis surat dinas
|
A5
|
14,8 x 21 cm
|
Ukuran kertas internasional
|
A6
|
10,5 x 14,8 cm
|
Surat pengantar
|
Jenis jenis amplop
Amplop surat
1.
Commercial
2.
Bifold
3.
Doubel
fold
4.
Airmail
5.
Open
end
6.
Window
7.
Official
Amplop memo/ data
1.
Visting
card
2.
Drug
3.
Card
4.
Coin
5.
Postage
cavour
6.
Pence
7.
Church
Amplop dokumen
1.
Work
docket
2.
Cat
alogue
3.
Button
and string
4.
Eyelet
and cledp
5.
Invoice
tag
6.
Church
7.
X-
ray
8.
Receipt
and page (untuk dokumen berupa barang)
Lipatan surat
1.
Doubel
standard fold
2.
Doubel
acordion fold(kop surat tampak)
3.
Acordion
Bagian- bagian surat
1.
Kop
surat
Bentuk sentring
Bentuk blok
Bentuk pivot
Bentuk variasi
2.
Tanggal
surat
Tanggal kapandibuat surat itu
Teknik penulisan tanggal:
a. Jika di tulis setelah nama kota diberi
tanda koma
b. Tidak boleh di tulis singkat nama
bulanya
c. Ditulis nama kota sebelum tanggal
surat pada bagian atas jika tidak memiliki kop surat
d. Nama bulan tidak ditulis dengan angka
e. Nama bulan tidak ditulis dengan huruf
kapital semua
f. Dalam penulisan tanggal surat tidak
menggunakan tanda baca
3.
Nomor
surat
116/ / / / /
4.
Lampiran
Lamp. : 1 lembar = 1 helai
Lamp. : 1 exemplar= lembaran berjilid
Lamp. : 1 berkas = berbagai macam
lembaran yang satu sama yang lain saling berhubungan
Lamp. : 1 berkas = 1 bundel
5.
Hal/
perihal
6.
Alamat
dalam
Yth. Direktur PT abc
Jl. Xxxxx
Pekanbaru
Po Box = alamat untuk pos
Da =
dengan alamat
c.q =
kepada instansi tertentu
u.p =
kepa orang yang di tuju(sebut nama)
u. b =
limpahan orang ke 3
7.
Salam
pembuka
8.
Isi
surat
a. Alenia pembuka
Pendahuluan=
- latar belakang mengapa membuat surat
-
Dasar iklan, menerima surat,
inisiatif sendiri
-
Alasan
sebab
Contoh
a. Dari membaca iklan
Kami
sangat tertarik dengan iklan saudara yang dimuat pada
harian.............tanggal...........tentang............
b. Menerima surat
Membalas
surat saudara tanggal...........nomor.....tentang.......
Sehubungan
dengan surat saudara tanggal...nomor......tentang.... telah kami terima
c. Inisiatif sendiri
Dengan
ini kami sampaikan bahwa kami....
Kami
beritahukan kepada saudar ,.....
b. Alenia isi
Maksud
surat= 5 w
c. Alenia penutup
Harapan dan
ucapan terima kasih
9 kaki surat
a.
Salam
penutup
Surat dinas tidak menggunakan salam
penutp
b.
Penanggung
jawab
1. Surat bisnis
-nama
peusahaan
-ttd
-nama
jabatan
-jabatan
2. Surat dinas
-jabatan
-ttd
-nama
jabata
-nip,nrg
10. tembusan
Bentuk bentuk surat
1.
Full
block sytle
2.
Block
style
3.
Semi
block style
4.
Indented
style (lekuk)
5.
Hanging
paragraph style (menggantung)
6.
Official
style
o]=lp][lp['
BalasHapus