Melakukan Prosedur Administrasi

Dokumen adalah surat-surat adau benda yang berharga termasuk rekaman yang dapat dijadikan bukti dengan keterangan dan melengkapi keterangan dengan fakta-fakta supaya lebih meyakinkan

Dokumentasi adalah suatu kegiatan mencari ,mengumpulkan ,menyusun ,menyelidiki ,meneliti dan mengolah serta memelihara dan menyiapkan dokumen baru sehingga lebih bermanfaat

Fungsi surat

1.     Alat bukti tertulis

2.     Alat pengingat

3.     Bukti historis

4.     Data organisasi

5.     Pedoman

6.     Sarana promosi

Jensi-jenis surat :

1.     Surat pribadi

Pengirim an. Pribadi

Isi : - kekeluargaan

-         Persahatan

-         Kedinasan(pekerjaan)

Yang di tuju: orang(pribadi)/ perusahaan/instansi

2.     Surat setengan resmi

Pengirim an. Pribadi

Isi :kedinasan

Yang dituju : organisasi/perusahann

Contoh : surat lamaran kerja ,surat kuasa

3.     Surat resmi

-         Diakui keabsahannya menurut hukum

-         Mempunyai prosedur

4.     Surat dinas

Bisnis adalah kegiatan apa saja yang menghasilkan keuntungan

 Pengirim an. Pribadi/organisasi

Isi :

-         Informasi niaga

-         Mencari keuntungan

-         Proses jual beli

Jenis – jenis kertas untuk pekerjaan kantor

1.     Hvs

Bahan baku dari kayu

2.     Union skin

Bahan baku dari kulit bawang.kertas segel surat kuasa, lamaran, pernyataan

3.     Doorslag

Tembusan surat

4.     Stensil

5.     Duplikator

Bahan dari bambu,kertas koran,buku agak tebal

6.     Buram

Bahan dari bambu tinta dapat mengembang

7.     Karbon

Ada zat karbon,kertas yang dapat tembus

Ada 3 warna biru,merah, hitam

8.     NCR

No carbon dalam kertas sudah terdapat zat karbon namun tidak tampak,seperti kertas di bank

9.     Continousform (Kertas bersambung,seperti kertas rekening listrik)

1        Telly roll (Kertas bergulung kecil,struk belanja didalam cash derister)

       Termal fax (Kertas mesin fax) 

Ukuran krtas

kertas	ukuran	kegunaan
Folio	33 cm x 21,5 cm	Menulis surat yang isinya panjang
Kuarto	28 cm x 21,5 cm	Menulis surat yangsisinya pendek
Oktavo	20,5 x 12,7 cm	Memo, nota
Sikmo	20,5 x 16,5 cm	Menulis surat & kertas ukuran inggris
A4	29,7 x 21 cm	Menulis surat dinas
A5	14,8 x 21 cm	Ukuran kertas internasional
A6	10,5 x 14,8 cm	Surat pengantar

Jenis jenis amplop

Amplop surat

1.     Commercial

2.     Bifold

3.     Doubel fold

4.     Airmail

5.     Open end

6.     Window

7.     Official

Amplop memo/ data

1.     Visting card

2.     Drug

3.     Card

4.     Coin

5.     Postage cavour

6.     Pence

7.     Church

Amplop dokumen

1.     Work docket

2.     Cat alogue

3.     Button and string

4.     Eyelet and cledp

5.     Invoice tag

6.     Church

7.     X- ray

8.     Receipt and page (untuk dokumen berupa barang)

Lipatan surat

1.     Doubel standard fold

2.     Doubel acordion fold(kop surat tampak)

3.     Acordion

Bagian- bagian surat

1.     Kop surat

Bentuk sentring

Bentuk blok

Bentuk pivot

Bentuk variasi

2.     Tanggal surat

Tanggal kapandibuat surat itu

Teknik penulisan tanggal:

a.     Jika di tulis setelah nama kota diberi tanda koma

b.     Tidak boleh di tulis singkat nama bulanya

c.      Ditulis nama kota sebelum tanggal surat pada bagian atas jika tidak memiliki kop surat

d.     Nama bulan tidak ditulis dengan angka

e.     Nama bulan tidak ditulis dengan huruf kapital semua

f.       Dalam penulisan tanggal surat tidak menggunakan tanda baca

3.     Nomor surat

116/   /          /          /          /

4.     Lampiran

Lamp. : 1 lembar = 1 helai

Lamp. : 1 exemplar= lembaran berjilid

Lamp. : 1 berkas = berbagai macam lembaran yang satu sama yang lain saling berhubungan

Lamp. : 1 berkas = 1 bundel

5.     Hal/ perihal

6.     Alamat dalam

Yth. Direktur PT abc

Jl. Xxxxx

Pekanbaru

Po Box           = alamat untuk pos

Da                   = dengan alamat

c.q                  = kepada instansi tertentu

u.p                  = kepa orang yang di tuju(sebut nama)

u. b                 = limpahan orang ke 3

7.     Salam pembuka

8.     Isi surat

a.     Alenia pembuka

Pendahuluan=

 - latar belakang            mengapa membuat surat

-         Dasar                         iklan, menerima surat, inisiatif sendiri

-         Alasan sebab

Contoh

a.     Dari membaca iklan

Kami sangat tertarik dengan iklan saudara yang dimuat pada harian.............tanggal...........tentang............

b.     Menerima surat

Membalas surat saudara tanggal...........nomor.....tentang.......

Sehubungan dengan surat saudara tanggal...nomor......tentang.... telah kami terima

c.      Inisiatif sendiri

Dengan ini kami sampaikan bahwa kami....

Kami beritahukan kepada saudar ,.....

b.     Alenia isi

Maksud surat= 5 w

c.      Alenia penutup

Harapan dan ucapan terima kasih

9 kaki surat

a.     Salam penutup

Surat dinas tidak menggunakan salam penutp

b.     Penanggung jawab

1.     Surat bisnis

-nama peusahaan

-ttd

-nama jabatan

-jabatan

2.     Surat dinas

-jabatan

-ttd

-nama jabata

-nip,nrg

10. tembusan

Bentuk bentuk surat

1.     Full block sytle

2.     Block style

3.     Semi block style

4.     Indented style (lekuk)

5.     Hanging paragraph style (menggantung)

6.     Official style